Cette note d'information a pour but de présenter l’association, ses missions et valeurs, ainsi que d’informer les bénévoles sur leurs droits, leurs devoirs et sur les dispositions prises par l’association à leur égard, conformément à la « loi du 3 juillet 2005 relative aux droits des volontaires ».

1\. L’ASSOCIATION

Dénomination : ASBL Plateforme Citoyenne de Soutien aux Réfugiés
Siège social : 215 rue Royale, 1210 Saint-Josse-ten-Noode
Siège d’activité : 402 avenue Van Volxem, 1190 Forest – Autres lieux d’activité : Porte d’Ulysse - Hub Humanitaire - SH & HC - Antennes Régionales
Contact : [info@belrefugees.be](mailto:info@belrefugees.be) - Site web : [www.belrefugees.be](http://www.belrefugees.be/)

Mission: Confrontée à la mauvaise gestion de l’accueil en Belgique, la Plateforme Citoyenne de Soutien aux  Réfugiés naît en septembre 2015 et se définit alors comme un espace de rencontre et de coordination des initiatives individuelles et collectives concernées par les questions migratoires.

Depuis, la Plateforme Citoyenne assure, dans la mesure de ses moyens, un accueil inconditionnel, une réponse aux demandes d’information, de formation et d’assistance des exilé.e.s, migrant.e.s, demandeur.se.s d’asile, primo-arrivant.e.s et sans papiers, dans le plein respect de l’individu et de ses choix. Elle œuvre ainsi à l’intégration de ces personnes dans leur nouvel environnement.

La Plateforme Citoyenne encourage au respect d’une politique migratoire en accord avec les conventions internationales, et dans le respect des droits de chacun. Elle est persuadée que seule une solution durable et solidaire, fondée sur le respect des droits humains et la fraternité universelle, peut être mise en place pour faire face à la crise mondiale de l’accueil que traverse notre époque.

Personne chargée de la gestion du groupe des bénévoles au sein de l’organisation : Pour toute demande, question ou suggestion, le/la bénévole peut s’adresser directement au coordinateur/à la coordinatrice de son pôle, ou bien contacter la coordination des bénévoles par mail à [volunteers@belrefugees.be](mailto:volunteers@belrefugees.be).

2\. ASSURANCES

Notre organisation a contracté une assurance responsabilité civile auprès de la compagnie AXA portant le numéro de police : 730414023. Cette assurance couvre la responsabilité civile extracontractuelle de nos bénévoles pour les dommages occasionnés à notre organisation ou à des tiers durant leurs prestations, résultant d'une faute légère.

3\. REMBOURSEMENT DES FRAIS DES BÉNÉVOLES

En cas de dépenses engagées pour et dans le cadre des activités de l’asbl, avec accord préalable du coordinateur/de la coordinatrice, un remboursement des frais réels avec justificatifs est possible en complétant une note de frais, à faire valider par le/la coordinateur.trice et à contresigner par la direction.

Le bénévole s'engage à ne pas combiner remboursement de frais réels et défraiement forfaitaire auprès d'associations différentes et assume l'entière responsabilité en cas de combinaison de plusieurs modes de défraiement.

4\. DEVOIR DE DISCRÉTION

Dans le cadre de ses activités au sein de notre association, le/la bénévole n’est pas tenu.e au secret professionnel tel que défini à l’article 458 du Code pénal. Néanmoins, le/la bénévole est tenu.e à un devoir de discrétion : il lui est demandé de respecter la vie privée des bénéficiaires. Dans le cadre de certaines missions spécifiques, le/la bénévole peut être amené.e à signer une clause de confidentialité.

5\. CHARTE DU/DE LA BÉNÉVOLE

Tout.e bénévole accueilli.e et intégré.e dans l’asbl Plateforme Citoyenne de Soutien aux Réfugiés est tenu.e de lire attentivement la présente charte. Elle définit le cadre des relations et des règles qui doivent s’instituer entre l’asbl et les bénévoles. Chaque coordinateur.trice a la possibilité d’y ajouter une annexe spécifique à son pôle.
Un Règlement d’Ordre Intérieur et un organigramme complètent cette charte. Ils sont disponibles sur simple demande à [volunteers@belrefugees.be](mailto:volunteers@belrefugees.be).

LES DROITS DES BÉNÉVOLES :

La Plateforme s’engage à l’égard de ses bénévoles à :
a) Les informer sur les finalités de l’association, le contenu du projet associatif, les principaux objectifs de l’année, le fonctionnement et la répartition des principales responsabilités
b) Faciliter les rencontres avec les dirigeant.e.s, les autres bénévoles, les salarié.e.s et les bénéficiaires
c) Les accueillir et les considérer comme des acteurs.trices à part entière dans la vie de l’asbl
d) Leur confier des activités en regard avec leurs compétences, leurs motivations et leur disponibilité
e) Définir les missions, responsabilités et activités de chaque bénévole
f) Assurer leur intégration et leur formation grâce à l’attribution d’une personne référente et à l’organisation de formations/séances d’information en relation avec leur activité de bénévolat
g) Si souhaité, faire le point régulièrement sur les difficultés rencontrées, les centres d’intérêt et les compétences développées dans le cadre de l’expérience bénévole

La Plateforme (le/la coordinateur.trice, avec l’aval du conseil d’administration) conserve le droit d’interrompre l’activité et la mission d’un.e bénévole et à l’en informer le plus rapidement possible en cas de non-respect flagrant des valeurs de l’association, de la déontologie liée aux activités des pôles, du matériel mis à disposition ou de toute personne, tant au sein de l’équipe qu’au sein des bénéficiaires des actions de la Plateforme.

LES DEVOIRS DES BÉNÉVOLES :

L’activité bénévole est librement choisie. Néanmoins, ceci n’exclut pas le respect de règles et de consignes nécessaires au bon fonctionnement et à la sécurité de tou.te.s.
Ainsi, le/la bénévole s’engage à :
a) Adhérer à la finalité et à l’éthique de l’association
b) Se conformer à ses objectifs
c) Respecter son organisation, son fonctionnement et son règlement intérieur
d) Assurer de façon efficace sa mission et son activité, sur la base des horaires et disponibilités choisis (définis dans le pôle et avec le coordinateur/la coordinatrice)
e) Considérer que le/la bénéficiaire est au centre de l’activité de l’association, donc à être à son écoute
f) Collaborer avec les autres acteurs de l’association : coordinateurs.trices, salarié.e.s et autres bénévoles
g) Suivre les actions de formation proposées dans la mesure de ses possibilités

Selon son statut (chômeur, au CPAS, (pré-)pensionné, en arrêt maladie…), le bénévole s’engage à obtenir les autorisations nécessaires et à remplir les formalités administratives imposées par la loi. L’asbl décline toute responsabilité en cas de contrôle. Pour plus d’infos à ce sujet, le bénévole peut interroger le/la coordinateur.trice ou consulter la deuxième page du registre des présences.

LA PLACE DES BÉNÉVOLES DANS L'ACTIVITÉ DE L'ASSOCIATION :

Dans le cadre de la mise en œuvre du projet associatif, le rôle et les missions des bénévoles sont plus particulièrement les suivantes :
a) À l’École Maximilien (cours de langues) : dispenser les cours de langues et d’informatique à destination des exilé.e.s, organiser et/ou participer aux activités culturelles ou de sensibilisation
b) À l’Hébergement, en ce compris les hébergements collectifs (Bruxelles et antennes régionales), la Sister's House et la Porte d’Ulysse : accueil, coordination, dispatch, accompagnement, récolte d’invendus, nettoyage, réveil, distribution de repas, de draps, de produits d’hygiène, etc.
c) Au Hub humanitaire : réception des dons, tri, rangement et distribution, soutien aux autres partenaires du Hub
d) Au Pôle bénévoles : recrutement et gestion des bénévoles
e) Au Pôle administration et RH : support administratif
f) Au Pôle communication : organisation d’événements, contacts avec la presse, développement des outils de communication, graphisme, web, informatique, etc.

ATTENTION : La plateforme ayant pour principe de rebondir sur l’actualité, de s’adapter aux réalités et répondre aux besoins du terrain, mais également d’être un espace de rencontre où se retrouvent toutes volontés de soutenir les exilé.e.s, d’autres pôles peuvent toujours naître et être rejoints par les bénévoles.

PARTICIPATION DES BÉNÉVOLES À LA VIE DE L'ASSOCIATION :

Une fois intégré.e dans un ou plusieurs pôles, chaque bénévole a la possibilité de devenir membre adhérent.e de l’asbl en payant sa cotisation annuelle : 20€. Il est possible d’obtenir un tarif social de 5€ (sur demande au CA).
La cotisation est à verser sur le compte de la Plateforme : BE04 5230 8077 7231 – BIC : TRIOBEBB. Communication : « cotisation + nom et prénom». Le non-paiement de la cotisation entraînera l’annulation de la candidature pour devenir membre adhérent.

Tout.e membre adhérent.e depuis plus de 6 mois et [actif.ve](http://actif.ve/) au sein de l’ASBL depuis plus de 6 mois peut présenter sa candidature en tant que membre [effectif.ve](http://effectif.ve/) au Conseil d’Administration ([admin@belrefugees.be](mailto:admin@belrefugees.be)) qui la validera à la majorité simple de la totalité des voix exprimées (abstentions comprises) après consultation avec [son.sa](http://son.sa/) coordinateur.trice.

Cette candidature approuvée sera présentée ensuite à l’Assemblée Générale où elle sera approuvée aux 2/3 de la totalité des voix exprimées (abstentions comprises).

Toute personne qui désire être membre [effectif.ve](http://effectif.ve/) doit adresser sa candidature sous forme de lettre de motivation au Conseil d’Administration. Si sa candidature n’est pas approuvée le. la candidate.e peut demander la motivation de cette décision et faire appel de cette décision au Comité d’Arbitrage (cf statuts de l'ASBL).

Le.la membre bénévole [effectif.ve](http://effectif.ve/) participe aux assemblées générales, y bénéficie du droit de vote et prend part aux activités extraordinaires de l’asbl.