Ingreso al módulo de recaudos
Este documento servirá como una guía de ayuda para aquellos comercios que necesiten hacer uso de las funcionalidades del módulo de recaudos. Como primer paso se debe ingresar al Nuevo Secure con las credenciales de un comercio existente en PayU.
Una vez se ingrese se muestra la página de bienvenida al Nuevo Secure de PayU junto a las diferentes opciones que pueden ser utilizadas por el comercio. Para este caso el enfoque sólo será sobre el módulo de recaudos.
Configuración
Para ingresar a está opción se debe ir al menú Recaudo, opción Configuración.
Allí se cargará la ventana donde podrá realizar la configuración de la página de inicio de sesión que se usará en el portal de pagadores.
En la medida que se va configurando la página se pueden ir observando los cambios aplicados, para esto se debe habilitar la opción de visualización dando clic en el botón Visualizar. En seguida, la ventana de configuración se verá algo parecido a la imagen siguiente.
A continuación se especifican los campos que pueden ser configurados para el diseño de la página:
● Mensaje de bienvenida: Este es el mensaje de bienvenida que se verá cuando se ingrese almódulo para pagar facturas.
● Personalización de pasarela de pagos: En esta sección podrá personalizar los colores que va a manejar la página para que estén acorde y representen la marca del comercio. Existe la posibilidad de seleccionar el color o de ingresar el código en caso de conocerlo
○ Color principal: Hace referencia al color de fondo del banner principal
○ Color secundario: Hace referencia al color de la línea inferior del banner principal, color de fondo del título del formulario y color del botón de acceso.
○ Color complementario 1: Hace referencia al color del texto del título del formulario y el botón.
○ Color complementario 2: Hace referencia al color del borde del formulario y cajas de texto donde se ingresa la información.
○ Color del texto: Hace referencia al color de los títulos y mensaje de bienvenida.
Una vez configurados los colores, la pantalla se verá a modo de ejemplo de la siguiente forma:
● Ingreso de pagadores: En esta sección se pueden definir los datos de ingreso que deben diligenciar los pagadores en el formulario. Se pueden configurar uno o dos datos dependiendo de las necesidades del comercio.
Los campos que se deben configurar para cada dato son:
○ Campo: Muestra una lista desplegable con la información que se puede utilizar para el ingreso al portal de pagadores. Este campo es obligatorio ya que es el filtro que se usa para mostrar las facturas que se deben pagar.
○ Nombre o Título: Es el título que aparecerá en el campo, dando una referencia a que información se debe diligenciar.
○ Enmascarar: Indica si se deben o no, ocultar los caracteres de la información que ingrese el pagador
● Pagos parciales: En esta sección se puede configurar si el pagador tiene permitido realizar pagos parciales de sus facturas. Se aclara que en caso de seleccionar la opción ‘Si’, el pagador decide cual es el monto que quiere abonar a la factura.
● Página web para después del pago: En esta sección se puede definir la URL a la cual se van a direccionar los pagadores una vez realicen los pagos de sus facturas.
● Estrategia para el envío de correos: En esta sección se puede definir si el envío de correos se realizará por factura o por pagador. Al seleccionar por factura, el sistema generará un correo diario por cada factura registrada; mientras que si selecciona por pagador, el sistema generará un sólo correo diario por pagador.
● Envío automático de correos de cobro: En esta sección se puede definir si se enviarán automáticamente correos al pagador cuando éste tenga facturas disponibles para pagar. El envío se puede dar al subir nuevas facturas o antes del vencimiento de las mismas; para éste último caso, el sistema permite indicar los días de anterioridad para enviar la notificación.
● Comentarios adicionales: En esta sección se puede definir y personalizar un texto, el cual será visto por los pagadores al final del formulario. Ejemplo dirección del comercio, números de contacto, etc…
Subir Facturas
Para subir facturas es necesario cumplir con los siguientes requisitos:
● El comercio debe haber configurado la página de inicio del módulo de portal de pagadores. (Ver Configuración)
● Se debe haber diligenciado un formato de facturas, incluyendo datos de las facturas a cargar. (Ver Formatos)
Para ingresar a está opción se debe ir al menú Recaudo, opción Subir facturas. Una vez se ingrese, el sistema cargará la ventana para el cargue de facturas como se muestra en la siguiente imagen.
Diligenciar el formulario teniendo en cuenta la siguiente información de los campos:
● Nombre grupo de facturas: Es una caja de texto.
● Formato de subida: Lista los formatos de facturas creados. Importante tener formatos para subir facturas creados.
● Separador de campos: Lista los tres posibles separadores de campo. Importante que el valor seleccionado sea el mismo separador usado en el archivo para subir facturas.
● Incluye nombres de variables: Se debe indicar si el archivo a cargar incluye nombres de las variables (encabezados).
Una vez ingresada la información se debe dar clic en el botón Procesar archivo.
Si no ocurren errores al final se muestra la carga exitosa totalizando el número de facturas cargadas en el archivo.
Finalmente se da clic en el botón Aceptar para regresar a la página de carga de facturas.
Nota: En caso que el archivo que contiene las facturas contenga algún error la aplicacion lo indicará de la siguiente manera
Se descargan los errores dando clic en el boton Descargar Errores
Al abrir el archivo que se genera se indica el error generado
Descargar Facturas
Para la descarga de facturas se debe ir al menú Recaudo, opción Consultas.
Diligenciar el formulario de consultas para buscar la factura requerida. Tener en cuenta lo siguiente:
● En el radio button Consultar seleccionar la opción Facturas.
● Ninguno de los campos para filtrar es obligatorio.
● Se puede filtrar por el grupo de facturas, por la fecha de emisión de las facturas, por la fecha de vencimiento, por el estado de las facturas, si las facturas están o no vencidas y se incluye una búsqueda avanzada por la que se puede buscar por una referencia principal de una factura específica.
Diligenciar el formulario de acuerdo a los criterios de búsqueda y dar clic en el botón Consultar. Esto genera en la parte inferior una tabla con el resultado final de la consulta donde aparecerán las facturas correspondientes.
Una vez se consulta la factura o facturas requeridas se procede a descargar dando clic en el botón Descargar Reporte
Al dar clic aparece una ventana emergente en la que se debe especificar el formato de descarga, el separador de campos e indicar si se incluye nombres de las variables.
Nota: Los valores que se suministren para la descarga de las facturas pueden ser diferentes a los valores indicados en la carga de las facturas.
El archivo descargado contiene las facturas generadas en la consulta.
Flujo de pago
Una vez se tienen facturas cargadas (Ver Subir facturas) y la configuración para la página de inicio del portal de pagadores (Ver Configuración), es posible el ingreso al mismo.
Según la configuración realizada desde el Nuevo Secure, el ingreso al portal puede ser de diferentes formas. Para este caso, se debe conocer la referencia principal de las facturas cargadas a la cuenta y se da clic en el botón Continuar.
En la configuración del comercio, se define si las facturas se pueden pagar completa o parcialmente. Un pago completo, obliga a realizar el pago de la totalidad de la factura; mientras que uno parcial permite realizar abonos al saldo de la factura.
Dentro de la sección de Facturas pendientes de pago, seleccionar las facturas a pagar indicando si se va a realizar Pago Total o Pago Parcial (en este caso ingresar el monto que se desee abonar) y finalmente dar clic en el botón Pagar.
Esta acción redirige al módulo de checkout de PayU para realizar el pago de las facturas seleccionadas.
En el checkout se selecciona el medio de pago y se da clic en el botón Pagar.
Como resultado se obtiene que el pago se realiza exitosamente en PayU. De igual forma, se puede ver la referencia que corresponde al grupo de pagos. En este ejemplo, el grupo de pago es el “GP54”. Dar clic en el botón Regresar al sitio de la Tienda.
Allí el sistema redirige al usuario al portal de pagadores para conciliar las facturas pagadas, y mostrar el resultado en pantalla tal como se observa en la siguiente imagen.
Reportes
Los reportes son generados por medio de la opción Consultas que se encuentra en el módulo de Recaudos
Diligenciar el formulario de consultas para buscar la factura requerida. Tener en cuenta lo siguiente:
● En el radio button Consultar indica si el reporte a generar es por facturas o por pagos.
● Ninguno de los campos para filtrar es obligatorio.
● En el campo Grupo de facturas se ingresa el nombre del grupo facturas a buscar.
● El campo Fecha sirve para filtrar por rango de fechas de emisión de las facturas.
● El campo Fecha de vencimiento sirve para filtrar por rango de fechas de vencimiento de las facturas.
● El campo Estado permite buscar facturas por los siguientes estados: Pagadas, Sin Pagos, Con abonos, Eliminadas o Todos los estados.
● El campo Vencidas permite indicar en la consulta si se requiere consultar solamente facturas vencidas o no vencidas.
Búsqueda Avanzada: Se despliega dando clic donde se señala en la imagen. Esta opción permite realizar una búsqueda más detallada permitiendo buscar por Referencia principal, Referencia secundaria, Nombre pagador y Correo pagador
Diligenciar el formulario de acuerdo a los criterios de búsqueda y dar clic en el botón Consultar. Esto genera en la parte inferior una tabla con el resultado final de la consulta donde aparecerán las facturas correspondientes.
Opción de Descargar Reporte: Por medio de este botón permite la descarga del reporte generado
Al dar clic aparece una ventana emergente en la que se debe especificar el formato de descarga, el separador de campos e indicar si se incluye nombres de las variables.
Nota: Los valores que se suministren para la descarga de las facturas pueden ser diferentes a los valores indicados en la carga de las facturas.
El archivo descargado contiene las facturas generadas en la consulta.
Reportes Asobancaria
Para consultar el/los reportes de Asobancaria, es necesario primero crear una configuración de Asobancaria, la cual se parametriza en la opción de configuración del aplicativo Nuevo Secure. Dentro de la aplicación, hacer clic en la opción Configuración.
Dar clic en la opción Asobancaria. Se cargará el formulario de configuración de medios de pago de Asobancaria.
Se diligencia la información y se da clic en el botón Agregar Cuenta.
El medio de pago queda registrado en la grilla. Con esto ya se tiene la configuración del medio de pago y por tanto se puede generar el reporte.
Para generar el reporte dar clic en la opción Consultas.
Seleccionar la opción Pagos del radio button Consultar y diligenciar los campos que se requieran para realizar la consulta. Luego dar clic en el botón Consultar y allí se genera una tabla con el resultado.
Importante: Para el reporte de Asobancaria se debe generar la consulta para facturas con estado “Aprobado” ya que este reporte no lista otros estados.
Dar clic en la opción Descargar Reporte. Esto abrirá una ventana para configurar la descarga. En el campo <Formato de descarga se listan los formatos disponibles. Si no se han configurado medios de pago por Asobancaria entonces no se listaran los respectivos formatos.
Seleccionar uno de los formatos de Asobancaria y dar clic en el botón Descargar archivo.
Nota: Si en la consulta realizada, se listan pagos de factura con medios de pago que no tengan configuración de cuenta Asobancaria, la descarga no se podrá realizar.
La descarga se realiza exitosamente cuando se descarga un archivo a la máquina local.
Se verifica el archivo descargado y se descomprime. Allí se evidencian dos archivos en los cuales se pueden observar las facturas que fueron pagadas.
