Um ano depois, pequenos negócios lutam para se adaptar à LGPD

Por Patricia Gonzalez, do Jornal de Negócios do Sebrae-SP

Em vigor desde setembro de 2020, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) ainda é motivo de dúvidas entre os empreendedores. O conjunto de regras foi criado para determinar como as empresas devem coletar, armazenar e usar dados pessoais de seus clientes e, em agosto deste ano, começaram a valer multas e sanções administrativas para quem não cumprir a legislação.

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De acordo com a consultora do Sebrae-SP, Viviane Ez Zughayar, a falta de conhecimento, a necessidade de investimento e a paralisação dos negócios pela pandemia são algumas das principais dificuldades encontradas pelos empreendedores para se adaptar à LGPD “Os empreendedores precisam tomar conhecimento das novas regras e entender que, especialmente quando analisada no longo prazo, a adequação à nova lei, embora tenha custos, representa um investimento para as organizações, pois mitiga os riscos e impede as autuações”, explica a consultora.

Em pesquisa realizada recentemente pela empresa especializada em marketing digital RD Station, 93% dos entrevistados disseram já ter ouvido falar da LGPD, mas apenas 15% das empresas se mostraram prontas ou na reta final de preparação. A Gesso Baruel, localizada em Suzano, tem feito sua adaptação à LGPD, mas o processo não começou da forma mais tranquila.

Priscila Natale, assistente da empresa, conta que descobriu “no susto” que precisaria fazer a adequação. “Ficamos sabendo sobre a lei pelo nosso contador. Ele nos passou o contato de um advogado para pegar as informações iniciais. No primeiro momento ficamos muito assustados, pois achamos que seria necessário um investimento muito grande”, relembra.

Depois desse primeiro contato com o assunto, ela e dono da empresa, Ricardo Towata, resolveram procurar o Sebrae-SP para receber mais orientações de forma gratuita. “Quando conversamos com o consultor do escritório do Sebrae-SP em Mogi, relatamos uma série de tópicos que haviam sido passados como orientação e ele foi nos explicando um a um. No fim, chegamos à conclusão de que precisaríamos gastar apenas 40% do valor que imaginamos inicialmente”, diz Priscila.

A Gesso Baruel está no mercado há mais de 15 anos e trabalha com a venda de gesso e drywall. A empresa conta com parcerias com arquitetos e designers de interiores. Esses profissionais são os primeiros a ter acesso aos dados dos clientes e já estão seguindo os trâmites de autorização para armazenamento de dados.

Mesmo assim, a empresa implementou o seu próprio processo para coleta e armazenamento de informações que são usados para emissão de nota fiscal, recibos e contratos. “Atualmente, estamos usando um formulário elaborado pelo Google Forms e pedimos para os clientes preencherem e marcarem um campo onde autorizam a coleta e uso dessas informações”, explica Priscila.

A empresa está em fase de contratação de algumas ferramentas que irão facilitar ainda mais esse fluxo, além de trazerem mais segurança tanto para a Gesso Baruel quanto para os clientes. “Procuramos o Sebrae em agosto para nos informar. De lá para cá já implementamos mudanças, nos dedicamos muito. Agora estamos em fase de contratar um software de armazenamento em nuvem e acreditamos que até o fim do ano estaremos com tudo bem completo”, afirma.

Priscila considera que as melhorias implantadas são um investimento para a empresa, não apenas por questão de segurança, mas também por reforçar a marca do negócio.

“Nossos clientes fazem transações com valores altos e sempre mostraram preocupação com a segurança de seus dados; a partir do momento que eles sabem que estamos tomando providências para melhorar esse ponto, eles também se sentem mais confiantes e respeitados. Ficaram muito satisfeitos”, conta.

Para aqueles empreendedores que ainda não iniciaram a implantação da LGPD ou estão com dificuldade nesse processo, Priscila reforça que o primeiro passo é buscar orientação com profissionais sérios. “No nosso caso, o Sebrae-SP ajudou muito. Participamos de muitos treinamentos e recebemos muitas dicas de diversos profissionais. Estávamos muito preocupados com o custo, mas hoje vejo que nosso maior investimento foi dedicar nosso tempo para receber treinamento e ensinar outros profissionais.”

Adequação

Leonardo Dias é dono da Scorpius Tecnologia, empresa de desenvolvimento de sistemas de gestão que atende principalmente no ramo de joalheria e também de transportes. O foco de sua atuação sempre foi a personalização de sistemas de acordo com a realidade de cada cliente, por isso, assim que soube das exigências da lei já tratou de implementar as melhorias necessárias para os nichos atendidos.

“Não tivemos muita dificuldade, pois já trabalhamos há muito tempo com criptografia dos dados como segurança. Quando a lei entrou em vigor, já estávamos prontos para atender a todos os requisitos. Mas ainda tenho clientes que não acertaram seus contratos para estar de acordo com as novas regras. ”

Segundo Dias, a principal mudança foi adicionar uma opção em que os usuários podem imprimir um termo para o cliente assinar. Nesse documento, ele autoriza o armazenamento de seus dados. O empreendedor já possuía uma equipe técnica bem treinada para realizar customizações, então conseguiu fazer uma rápida adaptação por um custo baixo, além de oferecer a nova funcionalidade de forma gratuita para todos os usuários.

Assim que seu sistema estava pronto para atender às novas exigências, a empresa enviou a todos os seus clientes que utilizam o sistema um termo de ciência sobre a nova funcionalidade, bem como um alerta para que eles fiquem atentos às novas regras. Até o momento, muitas empresas ainda não retornaram com o termo assinado. “Acredito que a maior dificuldade seja conseguir mudar a mentalidade dos colaboradores. Qualquer nova obrigação que precisa ser inserida na rotina e não traz vantagem imediata é mais difícil de ser implementada”, analisa.

O empreendedor também ressalta a importância de se buscar uma consultoria para entender como a mudança deve ser implementada em sua empresa, além de focar na preparação da equipe para lidar com essa nova realidade. “Aqui temos um administrativo e financeiro engajados em se comunicar com os clientes, cobrar o retorno dos documentos e orientar o nosso cliente de como ele deve agir com a sua equipe", afirma Dias.