Más de 20 años de experiencia. Su empresa para digitalizar documentos
Digitalizar sus archivos puede parecer desalentador, sin embargo, Gestió Documental siempre está listo para ayudarlo en cada paso del camino, para que esté seguro de que solo obtendrá ventajas de este proceso.
- Fácil consulta de documentación
- Ahorro de espacio físico
- Gestión ágil de documentación
Ejecutaremos una digitalización de archivos con la mayor calidad y con equipos de última generación para escanear documentos y contamos con personal altamente cualificado.
¿Beneficios que obtendrá al implementar una correcta digitalización de archivos?
FÁCIL ACCESIBILIDAD A LA DOCUMENTACIÓN
COSTES REDUCIDOS EN SUS PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SEGURIDAD EN SI ARCHIVO DIGITAL
CONTRIBUYA A LA CONSERVACIÓN DEL MEDIO AMBIENTE
AUMENTE LA PRODUCTIVIDAD DE SU PERSONAL
ALMACENAMIENTO DE FÁCIL CONSULTA
AUMENTE LA COMPETITIVIDAD DE SU PROYECTO
¿Necesita digitalizar sus documentos? Descubra cómo nuestra empresa de digitalización puede ayudarlo a mejorar su eficiencia y ahorrar costos
La digitalización brinda la oportunidad de ahorrar espacio, tiempo y recursos financieros, eliminando la necesidad de contar con almacenamiento físico, simplificando la búsqueda y recuperación de documentos y minimizando los errores humanos. Además, la digitalización de datos proporciona una mayor seguridad a sus documentos y los protege de posibles daños o pérdidas. En nuestra compañía especializada en la digitalización, ofrecemos servicios de digitalización adaptados a las necesidades específicas de su empresa. Nuestro equipo de expertos se encarga de todo el proceso, desde la preparación de los documentos hasta su digitalización y almacenamiento seguro en formato de archivo digitalizado. No dude en contactarnos hoy mismo para obtener más información acerca de cómo podemos ayudarlo a digitalizar sus archivos.
Opiniones de clientes
Elise Geldhof
Experiencia positiva, buen trato y eficientes.
YESTE yeste
Solicitamos información y en menos de una semana ya habían gestionado todo, es la segunda vez que hacemos uso de sus servicios y repetiremos sin duda.
Servicio de digitalización documental
A través del siguiente formulario podrá pedir presupuesto sin compromiso y podemos solucionar todas sus dudas sobre digitalización
Por qué y Cómo Contratar a una Empresa Especializada
En la era digital actual, donde la información fluye a través de bits y bytes, la gestión de documentos se ha convertido en una parte esencial de cualquier empresa. La digitalización de documentos no solo ahorra espacio físico, sino que también mejora la eficiencia, la accesibilidad y la seguridad de los datos. Sin embargo, llevar a cabo este proceso de manera efectiva puede ser un desafío para muchas organizaciones. Es aquí donde entra en juego la contratación de una empresa especializada en digitalización de documentos. En este artículo, exploraremos por qué y cómo contratar a una empresa de digitalización, así como las características clave que debe tener una buena empresa en este campo.
¿Por qué Contratar una Empresa de Digitalización de Documentos?
Ahorro de Espacio y Recursos
Uno de los motivos principales para considerar la digitalización de documentos es el ahorro de espacio físico. Los archivos en papel ocupan espacio valioso en las oficinas, que podría utilizarse de manera más productiva para otras actividades. Además, el almacenamiento de documentos físicos conlleva costos relacionados con la gestión, el mantenimiento y la seguridad de esos archivos. La digitalización elimina la necesidad de estos gastos y libera espacio para un mejor uso.
Acceso Rápido y Eficiente
Con documentos digitalizados, el acceso a la información se vuelve mucho más rápido y eficiente. Los documentos pueden ser recuperados en segundos con una simple búsqueda por palabras clave. Esto mejora significativamente la productividad y reduce el tiempo empleado en buscar información en archivos físicos.
Seguridad y Protección de Datos
La digitalización de documentos también aumenta la seguridad de los datos. Los documentos físicos pueden dañarse, perderse o caer en manos equivocadas. En contraste, los documentos digitales pueden cifrarse y protegerse con contraseñas y permisos de acceso. Esto asegura la integridad y la confidencialidad de la información.
Cumplimiento Normativo
Muchas industrias están sujetas a regulaciones estrictas en cuanto a la retención y el acceso a documentos. Las empresas de digitalización de documentos están familiarizadas con estas regulaciones y pueden ayudar a garantizar el cumplimiento normativo. Esto es esencial para evitar multas y sanciones legales.
Sostenibilidad Ambiental
La digitalización de documentos también contribuye a la sostenibilidad ambiental al reducir la necesidad de papel y la huella de carbono asociada con la impresión y el almacenamiento físico. Esto puede ser una consideración importante para las empresas que buscan ser más respetuosas con el medio ambiente.
Cómo Contratar a una Empresa de Digitalización de Documentos
Definir Objetivos y Requisitos
Antes de buscar una empresa de digitalización, es importante definir claramente los objetivos y requisitos de tu proyecto. ¿Qué documentos necesitas digitalizar? ¿Qué nivel de accesibilidad y seguridad necesitas? ¿Tienes requisitos de cumplimiento específicos? Establecer estos parámetros te ayudará a buscar una empresa que se ajuste a tus necesidades.
Investigación y Selección de Empresas
Realiza una investigación exhaustiva para identificar empresas de digitalización de documentos en tu área o a nivel nacional. Consulta las reseñas y testimonios de clientes anteriores para evaluar la reputación y la calidad de sus servicios. Además, verifica si la empresa tiene experiencia en tu industria, lo que puede ser beneficioso para comprender las necesidades específicas de tu sector.
Evaluación de Capacidades Técnicas
Es fundamental asegurarse de que la empresa tenga la infraestructura técnica necesaria para manejar tu proyecto de digitalización. Pregunta sobre el tipo de escáneres, software de reconocimiento de texto (OCR) y sistemas de almacenamiento que utilizan. Asegúrate de que estén actualizados y sean compatibles con tus requisitos.
Seguridad y Cumplimiento Normativo
La seguridad y el cumplimiento normativo son áreas críticas cuando se trata de digitalizar documentos. Pregunta sobre las medidas de seguridad que la empresa implementa para proteger tus datos. Asegúrate de que tengan experiencia en cumplimiento de regulaciones relevantes para tu industria, como GDPR, HIPAA, etc.
Proceso de Digitalización y Calidad
Comprende el proceso que seguirá la empresa para digitalizar tus documentos. Pregunta sobre la calidad de la digitalización y si ofrecen servicios de verificación de calidad para garantizar la legibilidad y la integridad de los documentos digitalizados.
Costos y Tiempos de Entrega
Solicita cotizaciones detalladas y compara los costos con los beneficios que obtendrás. Asegúrate de entender los plazos de entrega y si la empresa puede adaptarse a tus necesidades de tiempo.
Referencias y Casos de Éxito
Pide referencias de clientes anteriores y revisa los casos de éxito de la empresa. Esto te dará una idea de su experiencia y capacidad para entregar resultados satisfactorios.
Características Clave de una Buena Empresa de Digitalización de Documentos
Experiencia y Expertise
Una empresa de digitalización con experiencia y expertise en el campo es esencial. Deben comprender los desafíos específicos de tu industria y tener la capacidad técnica para abordarlos.
Infraestructura Tecnológica de Calidad
La empresa debe contar con tecnología de escaneo de alta calidad y sistemas de almacenamiento seguros para garantizar una digitalización efectiva y segura.
Compromiso con la Calidad
Una empresa de calidad se esfuerza por garantizar que los documentos digitalizados sean legibles y mantengan su integridad. Deben tener procedimientos de control de calidad en su proceso.
Seguridad y Cumplimiento Normativo
La seguridad de los datos y el cumplimiento normativo son fundamentales. La empresa debe tener medidas de seguridad sólidas y estar al tanto de las regulaciones relevantes.
Soluciones para la Digitalización para empresas
Digitalizar facturas, expedientes o cualquier documento empresarial puede aportar, como la digitalización del resto de documentos, una mayor facilidad de gestión en la administración de su empresa.
El proceso es básicamente el mismo que para la digitalización del resto de documentos.
Gestió Documental, la mejor opción para la digitalización de planos
Gestió Documental es una empresa especializada en la digitalización de documentos, con amplia experiencia en la digitalización de planos. Cuenta con un equipo de profesionales cualificados y experimentados, que utilizan los últimos equipos y tecnologías para garantizar la máxima calidad en el servicio.
Entre las ventajas de elegir Gestió Documental para digitalizar planos destacan:
- Profesionalidad: Gestió Documental cuenta con un equipo de profesionales cualificados y experimentados, que utilizan los últimos equipos y tecnologías para garantizar la máxima calidad en el servicio.
- Experiencia: Gestió Documental tiene una amplia experiencia en la digitalización de planos, lo que le permite ofrecer un servicio de alta calidad y adaptado a las necesidades de cada cliente.
Si estás buscando una empresa especializada en la digitalización de planos, Gestió Documental es la opción ideal. Con su experiencia, profesionalidad y precios competitivos, te asegurarás de obtener un servicio de alta calidad.
¿Qué hacer una vez digitalizados todos los documentos?
Una vez nuestro trabajo concluya y se le entregue la información digital requerida, el cliente tiene la opción de solicitar nuestro servicio de custodia de documentos o la destrucción de documentos por completo. También puede guardar lo que considere importante que quiera conservar en formato papel.
Otros servicios para digitalizar sus documentos
Servicio de digitalización de planos
También disponemos de equipos de gran tamaño para la digitalización de planos, que normalmente tienen un formato suprior al A4 que es mas común.
Consultas y archivos
En Gestió Documental nos encargaremos de regular el acceso a las instalaciones de cómputo, a los archivos, los datos y los procesos o servicios del sistema por parte de usuarios. Así, estableceremos un nivel y tipo de acceso especifico a las necesidades del cliente.
¿Cuánto se cobra por escanear un documento? Consúltenos
Son muchas las empresas que ofrecen este servicio, pero dentro de todas las empresas de digitalización de archivos Gestió documental es la que ofrece mejores servicios.