Gestion de projet : 10 modèles pour optimiser le travail collaboratif à distance
Le télétravail à temps complet du jour au lendemain peut déstabiliser une équipe et toute son organisation. Découvrez des idées de modèles de tableaux pour simplifier le travail d’équipe et la communication à distance.
Retrouvez ci-dessous 10 exemples de modèles pour simplifier la gestion de vos projets à distance avec vos équipes. Ce sont des modèles réalisés par monday.com, un outil de référence dans le domaine de la gestion de projet.
Testez gratuitement les modèles de gestion de projet
1. Informations sur les projets en cours de l’entreprise
Ce modèle vous permet d’avoir une vision globale sur l’avancement des projets dans l’entreprise en fonction de l’équipe concernée (Marketing, Design, Commerciaux, R&D, etc.). Vous retrouvez pour chaque projet : les dates fixées, l’estimation du temps et les fichiers associés. Grâce à ce modèle, vous avez la possibilité de visualiser les projets du mois en cours et des mois à venir.
2. Suivi du portefeuille des projets
Ce modèle permet la gestion des programmes et des projets de toutes les tailles et pour tous les secteurs d’activité. Ce modèle vous aide à gérer efficacement vos projets avec un aperçu clair visuellement. Vous retrouvez pour chaque projet : le statut général (lancement, exécution, fait, etc.), le chef de projet associé, et les différentes actions avec le statut (en cours, bloqué, fait).
3. Suivi des tâches quotidiennes de l’équipe
À partir de ce modèle, vous pouvez créer facilement des tâches en attribuant un intitulé et une description pour chacune. Vous pouvez ensuite attribuer ces tâches à un ou plusieurs membres de votre équipe. Ce qui est intéressant, c’est de pouvoir aussi définir un niveau de priorité pour les tâches. Cela permet de traiter les tâches par ordre de priorité. Chaque collaborateur a ensuite la possibilité de notifier si la tâche est en cours d’exécution, est faite ou en attente d’approbation.
4. Gestion des ressources numériques
Lorsqu’on travaille à distance, il est important de pouvoir accéder à toutes les ressources numériques nécessaires au bon déroulement du travail. Ce modèle permet par exemple de stocker sur un même emplacement les ressources telles que les logos, les vidéos ou encore les images nécessaires à toute l’équipe. Il est possible aussi de se connecter aux applications tierces et d’accéder en un clic à des fichiers en ligne sur des plateformes telles que Google Drive ou YouTube.
5. Gestion d’un planning de campagne
Ce modèle est plus particulièrement dédié aux experts du marketing. Ils peuvent travailler plus facilement en équipe via le planning centralisé de leurs différentes campagnes. Il permet notamment de définir les plateformes où vont être déployées les campagnes : LinkedIn, Facebook, Instagram, Pinterest, etc. Il est possible d’attribuer des rôles pour chacun : responsable de campagne, rédacteur du contenu, concepteur etc.
6. Suivi des projets sous diagramme Gantt
Besoin d’y voir plus clair ? Choisissez le suivi de projets sous diagramme Gantt. Vous aurez une meilleure vision du déroulement des tâches à effectuer sur les semaines et mois à venir, avec classement par phase de projets. Cela s’avère vraiment pratique pour s’assurer que les tâches sont programmées correctement pour finaliser les projets en temps voulu.
7. Demandes des équipes à distance
Qui dit télétravail, dit demandes éventuelles des équipes. Alors comment faire pour fluidifier les processus et centraliser les demandes ? Créez un tableau sous forme de formulaire et envoyez-le à vos collaborateurs qui travaillent de chez eux. Ils pourront faire leurs demandes à partir de ce formulaire et vous recevrez les réponses automatiquement dans un tableau dédié.
8. Gestion du support informatique
Le support informatique ne peut pas se déplacer physiquement chez chaque personne en télétravail mais il peut malgré tout aider à distance. Vous pouvez utiliser un modèle avec la liste des demandes entrantes (tickets ouverts) telles qu’un problème de mot de passe ou de droits d’accès, avec la liste des demandes en cours de résolution et celles qui ont été effectuées. Ainsi, toutes les demandes sont centralisées sur une seule et même interface, ce qui évite les échanges de mails.
9. Gestion du recrutement
Des modèles dédiés aux ressources humaines peuvent être très utiles surtout pour gérer le recrutement ou une intégration à distance d’un nouveau collaborateur. Dans le modèle ci-dessous, vous obtenez par exemple une vue globale sur les recrutements en cours, les projets de recrutement à venir et la gestion des processus.
10. Un plan de communication Covid-19
Dans le contexte de crise sanitaire mondiale, il est important de pouvoir centraliser toutes les communications importantes de l’entreprise sur un seul et même emplacement. Ce modèle donne accès aux collaborateurs à toutes les informations nécessaires sur les actions de l’entreprise face à la Covid-19. Il permet aussi d’accéder plus facilement à des tableaux pour lancer des discussions internes, des recommandations professionnelles et des stratégies de communication externe.
