طرح اتوماسيون اداري مرحله اول (دبيرخانه و بايگاني)
موضوع:
طرح اتوماسيون اداري مرحله اول (دبيرخانه و بايگاني)
فهرست مندرجات
1- مقدمه............................................. 1
2- تعريف پروژه....................................... 2
3- اهداف پروژه....................................... 2
4- مراحل انجام كار................................... 2
1-4- انتخاب نرمافزار.................................... 3
2-4- تشكيل كميته راهبري.................................. 3
3-4- شناخت و برنامهريزي.................................. 4
4-4- برنامه زمانبندي سيستم اتوماسيون اداري............... 6
5-4- آموزش............................................... 7
6-4- نصب و راهاندازي..................................... 7
7-4-پشتيباني............................................. 8
5- اقدامات انجام شده (درصد پيشرفت).................... 9
6- پيوستها
پيوست 1- گزارش ارزيابي نرمافزارها
پيوست 2- گزارش برنامه اجراييپيوست3- راهنماي كاربران - دبير
پيوست4- راهنماي كاربران - مدير
1- مقدمه
استفاده مناسب از فناوريهاي نوين و به خصوص امكانات فراهم آمده در زمينه فناوري اطلاعات ميتواند هر سازماني را دچار تحول سازد.
استقرار سيستم اتوماسيون اداري و حذف مكاتبات كاغذي در حد ممكن نيز از جمله مواردي است كه نه تنها ميتواند باعث ارتقاء به سطح فرهنگ سازماني گردد، بلكه به ميزان قابل توجهي بهرهوري كاركنان و مديران را نيز افزايش دهد. خوشبختانه نصب و راهاندازي سيستم اتوماسيون اداري در وزارت صنايع و معادن با سرعت مناسبي در جريان ميباشد و علاوه بر دبيرخانههاي مركزي، دبيرخانه فرعي در كليه معاونتها تشكيل گرديده است و در سايربخشها معاونت ديگر نيز در دست اقدام ميباشد. حدود 176 نفر از كاركنان مرتبط با سيستم اتوماسيون در سطوح مختلف آموزش ديدهاند و غالباً در حال بكارگيري سيستم ميباشند. حدود 110 دستگاه PC جديد توزيع گرديده و روي 38 دستگاه موجود نيز سيستم اتوماسيون اداري نصب گرديده و در حال بهرهبرداري ميباشد. با توجه به پشتيباني مديران محترم وزارتخانه از سيستم اتوماسيون اداري ميتوان اميدوار بود كه در آينده نزديك گردشنامهها در وزارتخانه در حد بالايي با استفاده از سيستم مكانيزه اتوماسيون اداري انجام پذيرد.
2- تعريف پروژه
انتخاب، تأمين و راهاندازي سيستم رايانهاي دبيرخانه، بايگاني و پيگيري در سطح ستاد وزارت صنايع و معادن
3- اهداف پروژه
پروژه اهدافي تحت عناوين زير را دنبال مينمايد :
- شناسايي نرمافزارهاي موجود در داخل كشور در زمينه اتوماسيون اداري
- پيشنهاد مناسبترين نرمافزار جهت بكارگيري در ستاد وزارت صنايع و معادن
- تأمين نرمافزار
- نصب و راهاندازي سيستم اتوماسيون اداري
- پشتيباني
راهاندازي سيستم اتوماسيون اداري داراي نتايجي تحت عناوين زير ميباشد.
- سامان يافتن امور دبيرخانه و بايگاني
- افزايش سرعت و دقت در گردش مكاتبات
- كاهش حجم بايگاني
- كاهش ميزان حجم جابجايي كاغذ در مكاتبات
- امكان پيگيري موارد و تهيه گزارشات آماري
4- مراحل انجام كار
براي انجام پروژه مراحلي تحت عناوين زير مطرح گرديده است :
1-4- انتخاب نرمافزار
2-4- تشكيل كميته راهبري
3-4- شناخت و برنامهريزي
4-4- برنامه زمانبندي سيستم اتوماسيون اداري
5-4- آموزش
6-4- نصب و راهاندازي
7-4- پشتيباني
در ادامه توضيح مختصري از مراحل انجام كار ارائه ميشود.
1-4- انتخاب نرمافزار
براي تدارك نرمافزار مناسب اتوماسيون اداري فعاليتهاي زير انجام شده است :
- شناسايي وضعيت موجود وزارت صنايع و معادن در زمينه اتوماسيون اداري
- تعيين نيازهاي وزارت صنايع و معادن در زمينه اتوماسيون اداري
- شناسايي نرمافزارهاي اتوماسيون اداري موجود در بازار ايران و تعيين نرمافزارهاي كانديد
- تعيين شاخصهاي ضروري جهت ارزيابي نرمافزارهاي كانديد و امتيازدهي آنها
- ارزيابي نرمافزار كانديد
- نتيجهگيري و گزينش سه نرمافزار برتر
- انتخاب نهايي نرمافزار مورد نظر
اين مرحله از پروژه به صورت كامل انجام گرديده و نرمافزار مورد نظر انتخاب شده و با شركت مربوطه قرارداد منعقد شده است.
تعداد صفحه: 155